Listados a medida: sumas, subtotales y total general

En el paso 3 · Grupos y totales del diseñador se decide cómo se agrupan las filas, qué se calcula en cada grupo y si se quiere el detalle o solo el resumen.

Agrupar hasta tres niveles

1. Agrupar por: pulsa Añadir nivel y elige la columna. Hasta tres niveles; en el ejemplo, Grupo de clientes, dentro Cliente y dentro Mes (una columna de la fecha con «De la fecha, sacar: el mes»). Cada nivel va de menor a mayor o de mayor a menor. En el primer nivel, Hoja nueva por grupo (PDF) empieza cada grupo en una página nueva del PDF: un cliente por hoja, por ejemplo.
2. Totales: para cada columna que no es de grupo, qué se calcula en los subtotales y en el total general:
   • Suma — importes, cantidades.
   • Cuántos — cuántas filas (facturas, recibos…) hay en el grupo.
   • Media, Mínimo y Máximo — la media por factura, el vencimiento más antiguo, los días del recibo más vencido…
   • La cuenta con los totales (solo en las columnas calculadas): ver Columnas calculadas.
   • — — nada.
3. Solo los totales (resumen): una fila por grupo, sin el detalle. Los totales siguen siendo de todas las filas.

Y Total general añade al final la fila con el total de todo.

Las columnas por las que se agrupa no salen como columna: salen como cabecera del grupo. Por eso en el ejemplo la tabla empieza por «Código».

Cómo se ve: cabeceras, subtotales y total general

Con el listado Ventas por grupo de cliente (dos niveles: grupo y cliente; el código de la factura con total «Cuántos», y la base, el IVA y el total con «Suma»):

1. Cabecera del primer nivel: «Grupo de clientes: Empresas (104)». El número entre paréntesis son las filas del grupo.
2. Cabecera del segundo nivel: el cliente, dentro del grupo.
3. Subtotal de cada grupo: aquí, 7 facturas de Academia Digital Futuro S.L. con su base, su IVA y su total.

Las cabeceras se pliegan y despliegan pulsándolas; Plegar todo deja solo los subtotales del primer nivel y el total general, que es la manera más rápida de leer un listado largo:

1. Total general (400): las 400 facturas del periodo, con la suma de cada columna.

Solo los totales

Con Solo los totales marcado, el listado es un resumen: una fila por grupo en cada nivel, con sus totales. Es lo que conviene cuando el detalle no importa o hay demasiadas filas (el resumen lo calcula la base de datos de una vez, así que va rápido aunque haya decenas de miles de líneas).

En el ejemplo Ventas por grupo, cliente y mes se ve, para cada grupo y cada cliente, cuántas facturas hay cada mes, su base, su total y la media por factura (la misma columna «Total» puesta dos veces: una con total «Suma» y otra con total «Media»).

Tres recetas

Las dos primeras son los modelos de fábrica Ventas por cliente y mes y Recibos pendientes por cliente; la tercera, Ventas por familia y artículo con margen.